Wie is het in zijn organisatie wel eens tegen gekomen? Een collega die al turvend langs de bureaus loopt om de bezetting van de werkplekken te controleren. Meestal komt dit verzoek vanuit de organisatie. Eén of meerdere medewerkers hebben aangegeven geen ruimte te kunnen vinden in het gebouw.
Als Facility Manager moet dit bekend voorkomen. Een net nieuw geïntroduceerd werkplekconcept (of al langere tijd ingevoerd) wat voldoet aan het bezettingspercentage én nog komen verzoeken binnen voor een extra bureau of werkplek. Als Facility Manager ben je er ondertussen aan gewend. Het uitleggen van de werkpleknorm die is vastgesteld, een terugkoppeling geven vanuit de bezettingsgraadmeting en het advies uitbrengen dat men niet meer een ‘eigen’ plek heeft, maar er wel genoeg ruimte is om te werken.
De volgende dag lees je een krantenartikel met de titel: “55% van de werknemers werkt liever niet in een flexwerkplek.” Het zit je niet lekker dat je niet kan faciliteren in de behoeften van jouw medewerkers. Je besluit om een korte vragenlijst op te stellen om de behoefte van de medewerkers te peilen. Wat zijn deze behoeften namelijk precies? Is dit daadwerkelijk wel het hebben van een extra bureau dan wel werkplek? Of zijn de medewerkers op zoek naar hulp bij het gebruik van het geïntroduceerde werkplekconcept?
De medewerkers geven aan dat zij moeite hebben met het vinden van een werkplek en dat zij daarbij hulp nodig hebben. Je stelt een plan op voor de directie om het gebruik van de werkplekken opnieuw aan het licht te brengen en een voorstel hoe dit het beste gerealiseerd kan worden. Al vrij snel daarna krijg je dit verzoek terug. ‘Dit speelt bij ons niet’, is de samenvatting van jouw ingediende verzoek.
De keuze om je hierbij neer te leggen is snel gemaakt, maar toch besluit je om het verzoek opnieuw op te pakken. Een flexibele kantoorinrichting verhoogt namelijk de medewerkersparticipatie en maakt de medewerkers juist eigenaar van de ruimte. Dit komt omdat de medewerkers zelf de mogelijkheid hebben om hun tijd en ruimte in te delen. Het enige wat jij kan doen als Facility Manager, is deze werknemer helpen bij het vinden van de plek en het gebruik van het werkplekconcept.
In de app van Novago kan heel overzichtelijk worden gemaakt welke werkplekken bezet zijn en waar de mede-collega’s zich bevinden. Ook kan er onderscheid worden gemaakt in het soort werkplek. Gaat het bijvoorbeeld om concentratie of juist voor een telefonische afspraak?
Zo kan er worden gezorgd dat jouw huisvestingsverzoeken qua werkplekken zullen afnemen én de minuten van productiviteit optimaal kunnen worden benut. Een goed voorstel voor naar de directie, vind je niet? 😉