Meten van werkplekbezetting - Wifi tracking

Geschreven door NovaGo on Jan 17, 2019 2:47:19 PM
U wilt aan de slag met het in kaart brengen van de werkplekbezetting in uw organisatie. Voor het meten zijn allerlei mogelijkheden voorhanden: van éénmalig handmatig tellen tot volledige geautomatiseerde systemen die continu bijhouden welke plekken precies bezet zijn en welke niet, en zelfs door wie.

Uiteraard bieden systemen die continu meten op basis van sensoren de meeste meerwaarde op de lange termijn. Daarom zullen we hierop focussen.

Maar welk type systeem past nu het best bij uw organisatie? We zullen hieronder inzicht geven in meting op basis van wifi. Omdat vrijwel elke organisatie wifi in haar gebouwen heeft, lijkt dit op voorhand een makkelijke oplossing. Maar is dit wel zo?

We beschrijven hoe het werkt en de (on)mogelijkheden met hun voor- en nadelen zodat u een beter geïnformeerde keuze kunt maken wanneer u een systeem kiest voor uw organisatie.

Hoe werkt wifi tracking?

Door meerdere wifi-access points op te stellen in uw gebouwen, kan gemeten worden waar apparaten die van wifi gebruik maken zich bevinden. Dit wordt ‘server based wifi tracking’ genoemd.

Als er voldoende access points aanwezig zijn, is een apparaat zichtbaar op verschillende access points tegelijk. Omdat de signaalsterkte tussen het apparaat en de diverse access points inzichtelijk is, kan uitgerekend worden op welke afstand van elk access point het apparaat zich bevindt. Door het toepassen van driehoeksmeting is vervolgens de specifieke locatie van het apparaat te bepalen.

In principe kan  wifi-plaatsbepaling ook vaak met behulp van  software op het apparaat. Omdat dit niet mogelijk is met Apple iOS-apparaten – en dit dus op voorhand nooit een volledig dekkende oplossing oplevert – laten we deze hier buiten beschouwing.

Wat zijn de voordelen van wifi tracking?

  1. Wifi tracking vergt weinig tot geen actie van de mensen in uw organisatie. Zolang ze een apparaat met actieve wifi verbinding bij zich dragen, zijn ze te volgen zonder dat ze zelf iets hoeven te doen.

  2. Elk wifi apparaat is in principe geschikt om te tracken. Hiervoor hoeft uw organisatie  dus vaak geen nieuwe investeringen te doen.

  3. De netwerkkant van dit systeem heeft relatief weinig  fysiek onderhoud nodig. Als de access points éénmaal zijn opgesteld, hoeft er nauwelijks naar te worden omgekeken.

  4. Wanneer er geen wifi-apparaten voorhanden zijn of wanneer het tracken van deze apparaten niet als representatief wordt gezien, kunnen ook zogenoemde wifi tags worden ingezet. Dit zijn apparaatjes die zichtbaar zijn in het wifi netwerk – net als telefoons en laptops – maar die alleen dienen om te tracken.

  5. Door koppelingen in software is het onder specifieke voorwaarden mogelijk om inzichtelijk te maken wie er precies getrackt wordt. Zo wordt niet alleen duidelijk of een werkplek bezet is, maar ook door wie.

  6. Wifi tracking is ook te gebruiken in ruimtes rondom en tussen gebouwen als het wifi signaal zover reikt.

Wat zijn de nadelen van Wifi tracking?

  1. Plaatsbepaling op basis van wifi is niet altijd even precies. Er worden namelijk berekeningen op basis van gemeten sterktes van radiosignalen gebruikt. Deze zijn afhankelijk van allerlei omgevingsfactoren, zoals het aantal mensen in een ruimte en de opstelling van obstakels als kasten en planten die van positie kunnen veranderen. Hierdoor is het signaleren van mensen op een specifieke werkplek niet echt mogelijk. Onze ervaring is dat de feitelijke nauwkeurigheid in goede omstandigheden rond de 10 á 15 meter ligt. Dat maakt wifi tracking vooral geschikt om te bekijken welke delen van het gebouw drukker of minder druk zijn. Het localiseren van mensen in specifieke kamers is in de praktijk vaak niet mogelijk met wifi tracking.

  2. Niet zomaar elke access point kan ingezet worden voor wifi tracking. Om dit goed te doen, zijn er eigenlijk specifiek daarvoor geschikte access points nodig die uw organisatie hoogstwaarschijnlijk (nog) niet heeft. Hiervoor is dan een relatief grote investering nodig.

  3. Er zijn relatief veel access points nodig om enige precisie in het meten te brengen. De meeste organisaties streven er juist naar om zo min mogelijk access points te hebben en daarmee een zo goed mogelijke datadekking aan te bieden in een gebouw.

  4. Als de juiste access points voorhanden zijn, is een relatief arbeidsintensieve kalibratie nodig om plaatsbepaling mogelijk te maken. Deze kalibratie moet ook nog eens regelmatig herhaald te worden om de precisie van de plaatsbepaling op peil te houden.

  5. U bent afhankelijk van mensen die wifi-apparaten met zich meedragen. Dit geeft meerdere potentiële problemen:
    • Mensen die geen apparaat bij zich dragen, zijn niet zichtbaar.

    • Mensen die wel een apparaat bij zich hebben, maar de wifi op dat apparaat hebben uitgeschakeld, zijn niet zichtbaar. Op laptops zal wifi vaak standaard aan staan maar op apparaten als telefoons zal dat sinds goedkope 4G-verbindingen zijn ingeburgerd, zeker niet altijd zo zijn.

    • Mensen die een apparaat op een plek achterlaten, worden verkeerd gemeten. Als de meting bedoeld is voor het in kaart brengen van de feitelijke bezetting of beschikbaarheid van werkplekken, gaat dit mis als een laptop op een werkplek achterblijft, terwijl de eigenaar ervan elders in het gebouw aan het vergaderen is.

    • Mensen die meerdere apparaten met wifi bij zich dragen, kunnen de aanwezigheidsmetingen verstoren door dubbeltellingen.

    • Mensen die niet zijn ingelogd op het wifi netwerk, kunnen om ingewikkelde technische redenen toch meerdere malen meegeteld worden. Dit geldt met name voor Apple iOS-apparaten.

  6. Omdat u de apparaten meet die personen in uw gebouwen meedragen, zijn er diverse potentiële bezwaren met betrekking tot de privacy van de gebruikers:

    • Technisch gezien is er geen opt-in van de personen met de apparaten nodig om te kunnen meten. Iedereen die in het gebouw is en een apparaat met wifi functie aan heeft, kan gemeten worden: ook als hij er niet op ingelogd is! Voor het meten van personeelsbewegingen kan dit waarschijnlijk nog wel geregeld worden door afspraken met werknemers te maken. Maar hoe zit het met bezoekers? In het tijdperk van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de aankomende ePrivacy-verordening is dit maar moeilijk te verantwoorden.

    • Er worden in feite geen werkplekken of ruimtes gemeten, maar apparaten. Deze apparaten worden in veel gevallen continu door mensen bij zich gedragen, bijvoorbeeld in het geval van telefoons. Dit betekent dat deze mensen eigenlijk op continue basis worden getrackt. Dit is dus niet alleen zo als ze op een werkplek zijn, maar ook tijdens toiletbezoek, (rook)pauzes, kantinebezoek, etc. Dit zal door veel mensen als een zeer grote inbreuk op hun privacy worden gezien. Draagvlak voor een dergelijke oplossing is daarom waarschijnlijk moeilijk te krijgen in uw organisatie. Uiteraard zijn gegevens te anonimiseren maar dat moet dan wel actief gedaan worden. De data is door de technische manier van meten per definitie initieel niet anoniem.
  7. Directe interactie met de personen in het gebouw op basis van hun locatie is niet mogelijk zonder aanvullende middelen. Het is dus moeilijk of zelfs onmogelijk om met de beschreven techniek van wifi tracking diensten te realiseren als locatiegebonden meldingen bij ongewenste gebeurtenissen, veiligheidswaarschuwingen of vragen of een gereserveerde plek wel echt in gebruik bij geen gemeten aanwezigheid. Omdat alleen op netwerkniveau bekend is welke apparaten zich waar bevinden en de mobiele apparaten dit niet "weten", zijn dit soort diensten alleen aan te bieden  via ingewikkelde constructies die inbreuk maken op de privacy.

Conclusie

Al met al kan op basis van alle voor- en nadelen geconcludeerd worden dat wifi tracking wellicht zijn toepassingen heeft, maar niet optimaal is voor het meten van werkplekbezetting.

Wifi tracking kan uiteraard toegevoegde waarde hebben in situaties waar precisie minder belangrijk is en/of waar geen mogelijkheid is om te bepalen welke apparatuur aan de klant-kant van het systeem gebruikt wordt.

De genoemde privacy problemen maken een oplossing op basis van server based wifi tracking sinds de komst van de AVG sowieso erg moeilijk.

Er zijn uiteraard alternatieve systemen voor het meten van werkplekbezetting, met elk hun eigen voor- en nadelen. In een volgend blog zullen wij inzicht geven in het gebruik van deze andere technieken voor dit doel, dus houd de NovaGo website in de gaten!

Wilt u nu al meer weten, neem dan gerust contact met ons op 085-876938, via novago.nl.

Meer weten over de mogelijkheden met NovaGo? Download hier onze brochure:

DOWNLOAD BROCHURE

Onderwerpen: Werkplekbezetting

Download de brochure

Recente Posts