U wilt aan de slag met het in kaart brengen van de werkplekbezetting in uw organisatie. NovaGo heeft hierover veel kennis en ervaring opgebouwd en deelt die graag met u!

Voor het meten zijn allerlei mogelijkheden voorhanden: van éénmalig handmatig tellen tot volledige geautomatiseerde systemen die continu bijhouden welke plekken precies bezet zijn en welke niet, en zelfs door wie.

Uiteraard bieden systemen die continu meten op basis van sensoren de meeste meerwaarde op de lange termijn. Daarom zullen we hierop focussen.

In een eerder blog zijn de voors en tegens van wifi-tracking toegelicht. In deze blog gaan we in op een andere techniek voor het meten van werkplekbezetting: met behulp van bluetooth-beacons.

We beschrijven hoe het werkt en de (on)mogelijkheden met hun voor- en nadelen, zodat u een beter geïnformeerde keuze kunt maken wanneer u een systeem kiest voor uw organisatie.

Hoe werken bluetooth-beacons?

Elke enigszins recente smartphone is in staat om bluetooth-beacons of ook wel iBeacons te detecteren. Dit geldt zowel voor smartphones op Android als op Apple iOS.

Bluetooth-beacons zijn kleine apparaatjes die een unieke code uitzenden met behulp van een bluetoothsignaal.

Door een app op een smartphone te installeren die de gedetecteerde unieke bluetooth-codes oppikt, kan bepaald worden wie in welke ruimte is. Hiervoor zijn dan wel in elke relevante ruimte één of meer van deze bluetooth-beacons nodig.

De beacons werken op batterij of stroomaansluiting. Omdat zij zelf geen data verzamelen – dat doet namelijk de smartphone-app – is er geen netwerkaansluiting nodig.

Wat zijn de voordelen van tracking op basis van bluetooth-beacons?

1. Deze vorm van tracking vergt relatief weinig actie van de mensen in uw organisatie. Ze moeten eenmalig een app installeren op hun telefoon en hun bluetooth moet aan staan. Vanaf dat moment zijn ze te volgen. Dat er een app nodig is, geeft meteen ook een natuurlijk moment in het proces om mensen te vragen of ze überhaupt gevolgd wensen te worden.
   
2. Er is precies inzichtelijk te maken wie er precies getrackt wordt. Dit maakt niet alleen duidelijk óf een werkplek bezet is, maar ook door wie. Omdat we precies kunnen vaststellen wie waar is en er een app is geïnstalleerd, zijn ook echt persoons- en locatiegebonden diensten mogelijk op het gebied van comfort, veiligheid, etc.
   
3. Door instellingen in zendsterkte en het gebruik van natuurlijke barrières zoals wanden, is plaatsbepaling redelijk goed te preciseren tot specifieke ruimtes.
4. De meeste smartphones zijn in principe geschikt voor tracking op basis van bluetooth-beacons. Hiervoor hoeft uw organisatie dus meestal geen nieuwe investeringen te doen. 
5. De bluetooth-beacons zijn relatief goedkoop in aanschaf (ongeveer 25 euro per stuk), zijn eenvoudig te plaatsen en vereisen weinig onderhoud. Beacons werken op batterijen die lang meegaan (één tot vijf jaar), of op een stroomaansluiting.

Wat zijn de nadelen van tracking op basis van bluetooth-beacons?

1. Plaatsbepaling op basis van bluetooth is te preciseren tot enkele meters, zoals bijvoorbeeld GPS in de buitenlucht. In onze ervaring is driehoeksmeting op basis van beacons niet stabiel genoeg. Wij hanteren zelf daarom altijd het principe van één of meer beacons per ruimte waardoor een persoon tot een specifieke ruimte is te herleiden.
   
   
2. Omdat een app nodig is, is deze oplossing lastig in te zetten in situaties waar de te meten bezetting voor méér dan alleen eigen medewerkers geldt.
   
   
3. Gebruikers moeten op hun toestel bluetooth aanzetten. Dit kan niet automatisch vanuit de app worden geregeld. Er kan uiteraard wel herinnering komen vanuit de app om bluetooth aan te zetten.
4. Omdat u de apparaten meet die personen in uw gebouwen meedragen, zijn er net als met andere trackingoplossingen diverse potentiële bezwaren met betrekking tot de privacy van de gebruikers. Echter, zoals aangegeven bij de voordelen hierboven, is er in dit geval wel een natuurlijker moment om een opt-in te vragen; mensen moeten immers een app installeren en activeren.
5. Doordat fabrikanten van Android-toestellen recentelijk zijn begonnen met het toevoegen van zogenoemde batterij-optimalisatie-apps aan hun toestellen, worden de bluetooth-detectieprocessen op toestellen van sommige merken verstoord. Hierdoor werkt het detecteren van beacons in de achtergrond (dus als het scherm van het toestel niet aan is) op bepaalde toestellen niet meer goed. Dit maakt dat in een situatie met veel verschillende Android-toestellen de detectie moeilijk stabiel te krijgen is. Bij gebruik van toestellen van bijvoorbeeld Samsung is deze optimalisatie overigens wel uit te zetten voor de app die nodig is. Op Apple iOS-toestellen werkt bluetooth-detectie momenteel zonder problemen.

Conclusie

Al met al kan op basis van alle voor- en nadelen geconcludeerd worden dat tracking op basis van bluetooth-beacons zeker zijn toepassingen heeft, maar niet in alle situaties optimaal is voor het meten van werkplekbezetting.

Wanneer het alleen om eigen personeel gaat met gestandaardiseerde toestellen van de zaak, is de nieuwe werkwijze praktisch in te regelen. In situaties waar allerlei smartphones gebruikt worden of waar moeilijk georganiseerd kan worden dat mensen de benodigde app installeren en bluetooth aanzetten, is het vrijwel onmogelijk.

Bluetooth-tracking geeft veel meer mogelijkheden voor locatiegebonden services dan bijvoorbeeld wifi-tracking kan bieden. Hierover las u in ons vorige blog.

Er zijn uiteraard alternatieve systemen voor het meten van werkplekbezetting, met elk hun eigen voor- en nadelen. In een volgend blog zullen wij inzicht geven in het gebruik van weer een andere techniek voor dit doel, dus houd de NovaGo-website in de gaten!

Wilt u nu al meer weten, neem dan gerust contact met ons op via 085-876 93 82 of www.novago.nl.